Как передать часть обязанностей собственным сотрудникам и ни разу не пожалеть об этом

Личностный рост предпринимателя и развитие его бизнеса во многом зависят от людей. А точнее, от того, как именно он выстраивает с ними отношения. Одной из форм подобного взаимодействия является делегирование. О том, как правильно его применять и что важно учитывать в процессе, Metro рассказала бизнес-коуч Вера Фишингер.

Что такое делегирование в бизнесе

Делегирование — это передача каких-либо задач для их выполнения другим человеком. В нашей повседневной жизни мы совершаем подобные шаги ежедневно.

– Если посмотреть на нашу бытовую жизнь, то мы найдём в ней множество примеров делегирования: садимся в такси вместо личного авто, чтобы по пути успеть разобрать рабочую почту; вызываем клининг, освобождая выходной день для своего хобби; заказываем доставку еды, чтобы не тратить собственные силы на хождение по магазину, очереди и ношение тяжёлых пакетов с продуктами, – говорит эксперт. – Так мы облегчаем себе жизнь и освобождаем время для более приятных и важных занятий. Можно, конечно, быть в тотальном контроле и переживать, что другой человек не так водит машину, плохо вымоет вашу посуду или выберет не подходящие вам помидоры. Но это крайность, которая приведёт к неврозу либо к отсутствию свободного времени на себя. 

В бизнесе понятие "делегирование" применяется в отношении взаимодействия начальника с подчинёнными. Причём в данном случае речь идёт не об обычном распределении обязанностей, которые сотрудник выполняет в своей ежедневной рабочей рутине, а о передаче части функций, полномочий и ответственности руководителя к другому члену команды. 

Чего же мы боимся?

– Делегирование – вроде  бы простой и понятный инструмент, однако хотя бы раз менеджер или владелец бизнеса задавался вопросом о необходимости и смысле делегирования своих задач или приходил к мысли, что делать этого не нужно. "Хочешь сделать хорошо — сделай сам" – с этой мыслью не хотят расставаться многие боссы, – говорит Вера. – Кто-то не может передать ответственность другому из-за страха совершения ошибки, кто-то — из-за комплекса собственной значимости. Некоторым кажется, что перекладывание полномочий приведёт к увеличению расходов... Какими бы ни были причины отказа, с ними нужно бороться. Ведь только умение передавать ответственность в другие руки позволит вам не стоять на месте. 

Исследование, проведённое компанией Gallup в 2013 году показало, что средняя выручка компаний из списка Inc.500, чьи руководители владели навыком делегирования на высоком уровне, оказалась на 33% выше, чем у фирм, чьи руководители имели низкий уровень делегирования.

Как же передать управление?

Перед тем как решиться передать часть своих функций другому сотруднику, очень важно определить, зачем вам это надо и что вы хотите вместо этого иметь. Так будет легче справляться с контролем исполнения задач, а заодно вы сможете понять, кто именно вам нужен — с какими компетенциями, под какой бюджет и какой результат вы можете требовать. Также важно сразу нанимать людей, которые действительно способны выполнить то, что вам необходимо. В противном случае (допустим, ради экономии бюджета) вы рискуете потратиться в разы больше, не получить результат и в принципе стать ассистентом своего же ассистента. 

Определить количество нагрузки поможет закон Миллера. В своей статье "Магическое число семь плюс-минус два" американский психолог Джордж Миллер написал, что человек может удерживать в кратковременной памяти не больше 7дел (плюс-минус два). Если в течение дня количество дел, о которых нужно постоянно помнить, приближается к этому значению или превышает его, значит, пора учиться делегировать.

– Я признаюсь, сама через такое проходила, — рассказывает Вера Фишингер. — Поделюсь своим наработанным опытом. Я многое делегирую, но при этом постоянно отслеживаю промежуточный результат — не из переживания, что сотрудники не выполнят задачи или не отработают свой доход, а с целью возможной корректировки плана, получения обратной связи от сотрудников, свежего взгляда на процессы, к которым я уже привыкла и выполняю автоматически. Задачи обычно ставлю устно или в мессенджерах, к каждой назначаю ответственного и ставлю дедлайн. Главное – выбрать исполнителя и чётко сформулировать задание. 

Итак, по какому принципу может передаваться обязанность? Есть три варианта, из которых босс может выбирать лучший для себя.

– Первый – обозначить сотруднику проблему, а он уже должен сам принимать решение о том, как справиться с ней. Вы при этом несёте ответственность за выбор подходящего исполнителя, а он — за результат и способ исполнения, – объясняет эксперт. – Второй вариант – вы формулируете, какой результат вам нужен, а сотрудник определяет, как его достигнуть. Третий вариант – вы записываете задачу, ожидаемый результат и способ реализации. Сами отвечаете за результат, а работник — лишь за выполнение конкретных шагов.

При этом сам процесс делегирования должен проходить по определённым правилам. Во-первых, делегировать выполнение той или иной задачи как можно быстрее, сразу же после того момента, как вы решились на это дело. Так исполнителю будет проще спланировать работу и успеть в поставленные сроки. Во-вторых, надо чётко определите, кому из людей вы хотите передать часть своих функций. Делегировать нужно только тем сотрудникам, у которых есть нужные или близкие компетенции и возможность взять на себя больше задач. Другими словами, если у вас есть проверенный сотрудник, но он завален повседневными делами, лучше его не трогать.

Предприниматели, которые боятся делегировать, сами не развиваются, а их бизнес не растёт из-за завала рутинных задач.

Вера Фишингер, бизнес-коуч 

Кроме того, стоит установить промежуточные сроки, во время которых вы будете контролировать ситуацию. И ещё: всегда давайте сотрудникам обратную связь. Ваш сотрудник должен чётко понимать, что так и что не так он сделал. Кстати, хорошим руководством может стать книга Б. Трейси "Делегирование и управление". В ней описана подробно 21 методика, как ставить задачи сотрудникам и следить за качеством их работы.

– Делегирование — это эффективный способ взаимодействия с подчинёнными, так что хватит бояться. Помните, только таким образом вы получите время на себя, на то, чтобы заниматься расширением бизнеса, стратегией, а также не забудете про собственную семью, – подводит итог эксперт.

Читайте также: Как перейти на новую работу, не испортив отношения на предыдущем месте